Jak negocjować z Kanadyjczykami?

Prowadzenie interesów z Kanadyjczykami zdecydowanie wymaga zorientowania się, czy są to Kanadyjczycy anglo- czy też francuskojęzyczni. Kanada, na pierwszy rzut oka bardzo podobna do Stanów Zjednoczonych, przy bliższym poznaniu okazuje się prawdziwą mozaiką kulturową. Osoba, która nie przygotuje się odpowiednio do spotkania, może być wówczas nieprzyjemnie zaskoczona. Kanadyjczycy anglojęzyczni są o wiele bardziej otwarci i bezceremonialni w kontaktach z partnerami biznesowymi. Tymczasem kanadyjscy frankofoni przywiązują większą wagę do zachowania hierarchii, przestrzegania pewnych ceremoniałów, a przede wszystkim przybywania na umówione spotkania o czasie. Na szczęście da się jednak wyróżnić pewne cechy wspólne, które łączą wszystkich Kanadyjczyków.

Pierwszy kontakt z Kanadyjczykami

Kanadyjczycy anglojęzyczni nie mają zwykle najmniejszych problemów z nawiązywaniem nowych kontaktów biznesowych – wręcz przeciwnie, jest to bardzo mile widziane. Przesłanie do takiego partnera oficjalnego listu z opisem proponowanej współpracy zazwyczaj skutkuje natychmiastowym nawiązaniem kontaktu i przejściem do rozmów biznesowych. Bariera językowa nigdy nie będzie w tym przypadku problemem, gdyż język angielski jest przecież językiem biznesowym obowiązującym właściwie na całym świecie. Co ciekawe, generalne nastawienie oraz podejście anglosaskich Kanadyjczyków do tematów biznesowych, wbrew obiegowej opinii, w niczym nie przypomina zachowania Amerykanów. Są o wiele bardziej podobne do zachowania mieszkańców Wielkiej Brytanii. Z drugiej jednak strony, robienie interesów we francuskiej prowincji Quebek wymaga nieco innych zabiegów wstępnych. Przede wszystkim bardzo mile widziana jest znajomość języka francuskiego, zatem w miarę możliwości korespondencja powinna być prowadzona w tym właśnie języku. We francuskiej części Kanady kontakty biznesowe są o wiele bardziej stonowane. Przede wszystkim nie ma co liczyć na bardzo szybkie i impulsywne podjęcie rozmów przez Kanadyjczyków pochodzenia francuskiego. Przed przystąpieniem do negocjacji biznesowych chcą oni dowiedzieć się jak najwięcej o potencjalnym kontrahencie. Podobnie jak Francuzi, mieszkańcu Quebeku są dość zdystansowani w stosunku do przybyszów zza granicy i przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji będą chcieli poznać i rozważyć wszystkie jej wady i zalety.

Pierwsze rozmowy biznesowe

Pierwsza wizyta w Kanadzie ma zwykle charakter zapoznawczy, nie biznesowy. Dlatego tak ważne jest zrobienie dobrego pierwszego wrażenia. Kanadyjczycy bardzo dużą wagę przywiązują do sposobu witania się. Przede wszystkim warto pamiętać o tym, iż w Kanadzie lekki uścisk dłoni jest odczytywany jako okazanie słabości. Jako przywitanie jest preferowany zatem mocny uścisk dłoni, połączony z patrzeniem partnerowi prosto w oczy. Uciekanie przez kontrahenta wzrokiem i unikanie spojrzenia sobie w oczy spowoduje większą nieufność Kanadyjczyków do takiej osoby. Na początku oczywiście warto przedstawić się pełnym imieniem i nazwiskiem, jednak Kanadyjczycy zwykle szybko proponują by mówić sobie po imieniu. Zawsze trzeba zwrócić także uwagę na dobranie stroju odpowiedniego do okoliczności. Mężczyźni powinni zakładać wizytowe garnitury, eleganckie koszule i pasujące do nich krawaty. Kobiety natomiast zazwyczaj przystępują do negocjacji ubrane w kostium lub elegancką sukienkę sięgającą za kolano. Kanadyjski klimat nie jest zbyt ciepły, jednak nawet w największe upały kobieta powinna mieć na nogach rajstopy oraz unikać zakładania butów, które odsłaniają którąkolwiek część stopy.

Ważne – zachowaj dystans

Kanadyjczycy nie są zbyt wylewnym i ekspresyjnym narodem. Na pewno nie można oczekiwać od nich takiej żywiołowości jaką reprezentują mieszkańcy Ameryki Południowej i Łacińskiej. Zwykle mieszkańcy Kanady podchodzą do zagranicznych kontrahentów z bardzo dużą rezerwą – zasada ta dotyczy szczególnie negocjatorów z Quebeku, którzy przed rozpoczęciem jakichkolwiek rozmów biznesowych muszą uzyskać właściwie wszystkie informacje o potencjalnym partnerze. Podczas samych rozmów także trzeba pamiętać o zachowaniu odpowiedniego dystansu. Strefa intymna Kanadyjczyków jest jednak podobna do tej, do której jest przyzwyczajona większość Europejczyków, więc jej zachowanie nie powinno być wielkim problemem. Warto jednak pamiętać, że strefa osobista jest dla Kanadyjczyków bardzo ważna, a jej przekroczenie może skutkować zwiększeniem nieufności. Zachowanie odpowiedniego dystansu dotyczy również sposobu wypowiadania się. Kanadyjczycy są bardzo ułożeni i uprzejmi, ale tego samego oczekują od zagranicznych gości – słowa „dziękuję”, „proszę” czy „przepraszam” są używane naprawdę często. Przed rozpoczęciem rozmów z mieszkańcami Kanady warto także poćwiczyć panowanie nad swoim głosem. Niezależnie od wzburzenia czy też ekscytacji, zawsze powinien być spokojny i opanowany.

Kanada to nie Stany Zjednoczone

Choć Kanada Europejczykom niemal nieodłącznie kojarzy się ze Stanami Zjednoczonymi, zdecydowane nie warto o tym wspominać. Kanadyjczycy stosunkowo niechętnie witają wszelkie porównania ze swoim południowym sąsiadem. Niedopuszczalne jest wspominanie, że Stany Zjednoczone mogą być pod jakimś względem lepsze od Kanady. Niezbyt mile widziane będzie również wręczenie Kanadyjczykowi prezentu, który w jakikolwiek sposób kojarzy się z USA lub nawiązuje do flagi tego kraju swoją kolorystyką. Kanadyjczycy są ogromnymi patriotami, dlatego wyrażenie zachwytu nad ich państwem na pewno zostanie bardzo pozytywnie przyjęte.

Punktualność

Kanadyjczycy, niezależnie od regionu, który zamieszkują, są bardzo punktualni. Mieszkańcy Quebeku będą pewnie w stanie łatwiej wybaczyć kontrahentowi spóźnienie, ale tak czy inaczej każde niedotrzymanie terminu nie będzie mile widziane. Kanadyjczycy bardzo szanują czas zarówno swój jak i swoich partnerów biznesowych, dlatego spóźnianie się jest uznawane za jawne okazanie lekceważenia oraz za brak szacunku dla drugiej osoby. Co zrobić, kiedy jest się pewnym, że nie da się rady dotrzeć na umówione spotkanie? Przede wszystkim w takiej sytuacji trzeba jak najprędzej zawiadomić oczekującą osobę. Gdy już dotrze się na miejsce lub przy okazji kolejnego spotkania, konieczne jest wyrażenie skruchy i przeprosiny. Niedopuszczalne jest pozostawienie takiej sytuacji bez komentarza, gdyż Kanadyjczyk uzna to za przejaw złego wychowania.

Prowadzenie rozmów

Styl prowadzenia negocjacji także różni się w zależności od prowincji, z której pochodzi kanadyjski negocjator. W Quebeku przeważają wpływy francuskie, a więc i francuski styl negocjowania. Czym się wyróżnia? Oto jego najbardziej charakterystyczne elementy:

• Kanadyjczyk z Quebeku ogromną wagę będzie przywiązywał do logicznej argumentacji – tylko za jej pomocą można przekonać go do swoich racji,
• mieszkańcy Quebeku uwielbiają utarczki słowne z kontrahentami,
• negocjacje zazwyczaj trwają bardzo długo,
• pomimo że decyzje podejmuje szef zespołu negocjacyjnego, konieczne jest przekonanie do swojej racji wszystkich członków delegacji,
• zastrzeżenia czy kontrargumenty przedstawiane przez Kanadyjczyka niekoniecznie świadczą o niechęci do konkretnego pomysłu – po prostu wyraża on w ten sposób swoje wątpliwości, jednak zawsze można go przekonać za pomocą racjonalnych argumentów.

Z kolei negocjacje z anglojęzycznymi Kanadyjczykami z innych prowincji niż Quebek rządzą się nieco innymi prawami. Warto przede wszystkim pamiętać, iż:

• prezentacja oferty zawsze powinna być jasna i rzeczowa, bez zbędnych ozdobników i przesady,
• anglosascy Kanadyjczycy, podobnie jak Brytyjczycy, charakteryzują się specyficznym, hermetycznym poczuciem humoru,
• mile widziane jest targowanie się podczas negocjacji,
• o wiele bardziej niż ustne ustalenia jest ważniejsza treść spisanego kontraktu – w razie jakichkolwiek wątpliwości to jego postanowienia uznawane są za najważniejsze,
• proces podejmowania ostatecznych decyzji jest stosunkowo długi i skomplikowany.

Prezenty

W Kanadzie prezenty partnerom biznesowym można wręczyć na koniec udanych negocjacji. Nigdy nie warto jednak przesadzać – zbyt kosztowne prezenty nie są mile widziane. Najbardziej odpowiedni będzie po prostu szykowny firmowy upominek – kalendarz, elegancki długopis czy zestaw wina opatrzony logo firmy. Bardzo mile widziane są zawsze upominki przywiezione z kraju negocjatora. Każdy Kanadyjczyk na pewno doceni wyroby rękodzielnicze lub nietypową ceramikę. Jeżeli wręcza się upominek gospodyni, powinien być to jeden z klasycznych prezentów wręczanych kobietom – kwiaty lub czekoladki, ewentualnie eleganckie perfumy. W przypadku kwiatów jednak trzeba przestrzegać kilku podstawowych zasad. Zawsze musi być ich nieparzysta ilość, jednak nie trzynaście, gdyż ta liczba przynosi pecha. Nie wolno wręczać gospodyni chryzantem, które zarezerwowane są na uroczystości pogrzebowe. Wręczenie kobiecie czerwonych róż jest bardzo niestosowne, gdyż może sugerować, że ma się z nią romans. Z kolei róże żółte mogą stać się przyczyną rozmyślań, czy to nie jej mąż wdał się w bliższe relacje z inną kobietą.